Bonnjour à tous! Ce blog est dédié à la question que beaucoup de gens se posent sur l'enregistrement des invités. De nombreux hôtes ne sont pas clairs ou ne savaient même pas que chaque invité (de plus de 14 ans) doit s'enregistrer auprès des autorités. Ce n'est pas une nouvelle loi, elle est en vigueur depuis de nombreuses années, je vais donc vous expliquer en détail, point par point pour faciliter la compréhension, comment et ce qu'il faut faire pour enregistrer les invités et j'espère que cela clarifiera tous vos doutes, car apparemment il y a beaucoup d'hôtes qui ne savaient pas que c'était obligatoire... C'est parti.
Qu'est-ce que le registre des invités?
L'enregistrement des clients est une procédure obligatoire pour tous les établissements afin d'enregistrer chaque client de plus de 14 ans. Selon chaque communauté autonome, il peut s'agir de la police nationale, de la garde civile, des Mossos, etc. Exemple : Dans ma ville, Jávea, nous n'avons pas de police nationale, j'ai donc pris les dispositions nécessaires avec la Garde civile.
En quoi consiste le registre des invités?
Il consiste à remplir une fiche voyageurs et à la transmettre aux autorités dans les 24 heures suivant chaque enregistrement.
Où envoyer la part des voyageurs?
La part des voyageurs est envoyée aux autorités. Dans mon cas à la Garde Civile. Pour effectuer cette procédure, vous devez d'abord être enregistré dans Hospederías et avoir accès à certains codes et mot de passe.
Comment obtient-on sa libération dans les Hospederías de la Guardia Civil?
Dans mon opinion personnelle, je suis allé directement à la caserne.
Ils demandent les documents suivants : copie de la notification de la licence touristique de l'établissement, copie de la pièce d'identité du propriétaire et du gérant de l'agence (le cas échéant), acte de propriété ou contrat de gestion entre l'agence et le propriétaire, numéro de téléphone et e-mail .
Avec les informations ci-dessus, ils vous appelleront pour signer et ils vous donneront les clés et le mot de passe de chaque logement (si vous en avez plusieurs).
Comment faire la part des voyageurs sur la page Hospederías de la Guardia Civil?
- Avec vos codes d'accès, vous pouvez entrer directement sur le site : https://hospederias.guardiacivil.es/ et cliquer sur ENTRER.
- Ajoutez le nom d'utilisateur et le mot de passe fournis par la Garde civile.
- Sur le côté gauche, recherchez "Générer un rapport de voyageur".
- Remplissez la partie du voyageur. A renseigner obligatoirement : date d'entrée, pays de nationalité, type de document, numéro de document, date de délivrance, nom, 1er nom (et 2ème si vous en avez un), sexe et date de naissance.
- Ajouter et envoyer un fichier. (Il y a une option pour vous envoyer une confirmation d'envoi du fichier à votre adresse e-mail).
Si c'est obligatoire, que se passe-t-il si je n'enregistre pas mes invités?
Si les invités ne sont pas enregistrés auprès des autorités ou sont incomplets, ils peuvent faire face à diverses sanctions. Les délits mineurs sont compris entre 100 euros et 600 euros, et les délits graves entre 601 euros et 30 000 euros.
Si j'ai beaucoup de logement et/ou peu de temps, y a-t-il une application qui m'aidera à faire les choses?
Oui il y en a, même plusieurs. Je recommande car c'est beaucoup plus confortable.
Les plus recommandés sont Check-in Scan, Chek-in et Partee.
J'ai utilisé Check-in Scan et je peux le recommander. J'utilise maintenant Partee et jusqu'ici tout va bien.
Ce que font les applications, c'est que vous pouvez remplir les données ou même numériser la photo d'identité et elles envoient automatiquement le fichier aux autorités. Vous gagnez beaucoup de temps et c'est beaucoup plus confortable.
Maintenant, la question la plus fréquemment posée:
Puis-je demander une photo de la copie de la pièce d'identité de mon invité?
C'est un autre argument et il y a beaucoup de réponses à ce sujet.
En raison de la protection des données, une photo ne peut pas non plus être demandée si le client n'est pas d'accord, il n'est pas obligé de... - il n'est pas obligé d'envoyer des photos.
MAIS, étant donné que je travaille (j'ai une agence de location touristique et gère plusieurs maisons), je donne la possibilité d'envoyer la photo de la copie d'identité. De nombreux clients n'ont aucune objection à envoyer la copie/photo du DNI, mais il y en a qui le font, alors ils m'envoient les données nécessaires à l'enregistrement par écrit.
Dois-je enregistrer les invités auprès des autorités ou du ministère?
C'est aussi celle que nous nous posons tous. De plus, de nombreux hôtes pensent qu'ils n'ont pas à enregistrer les invités auprès des autorités car l'enregistrement auprès du ministère n'est pas encore entré en vigueur.
Le décret royal 933/2021 établit de nouvelles obligations d'enregistrement des voyageurs dans lesquelles la demande de certaines données des clients est enregistrée. Cette obligation a commencé ses opérations le 2 janvier 2023, instaurant une période d'adaptation au nouvel environnement, d'une durée de 5 mois, jusqu'au 2 juin 2023. Toutefois, compte tenu de la complexité technique du développement et du volume des opérations de traitement qui impliquent sa mise en œuvre , un nouveau délai d'adaptation a été accordé jusqu'au 31 janvier 2024.
Mais en attendant, vos invités continuent de s'inscrire sur la page de l'auberge (ou par application) selon les besoins.
Je pense qu'il est assez clair comment enregistrer les invités.
Je vais vous laisser un résumé point par point de la façon dont se fait l'inscription. Cependant, si quelqu'un a des questions, je suis prêt à vous aider. Vous pouvez envoyer un e-mail à : info@mar-bay.com et je serai heureux de vous aider !
Important:
Toutes les déclarations voyageurs doivent être conservées en ordre pendant au moins 3 ans dans le carnet voyageur, dont le format peut être à la fois physique et numérique, et qui doit être composé d'un minimum de 100 et d'un maximum de 500 pages.
Résumé de l'inscription des invités:
1. C'est une procédure obligatoire pour tous les établissements d'enregistrer chaque invité de plus de 14 ans auprès des autorités.
2. Une partie du voyageur est remplie (avec la documentation fournie par les invités) et envoyée aux autorités dans les 24 heures suivant l'enregistrement
3. Vous pouvez enregistrer des invités dans l'une des applications (Check-in Scan, Chek-in, Partee, etc.) si vous souhaitez la télécharger (recommandé lorsque vous avez plusieurs maisons en gestion) ou vous-même sur la page de l'auberge : https:// hospederias .guardiacivil.es/
3. La partie voyageur est remplie et le dossier est envoyé.N'oubliez pas qu'il est préférable de laisser la possibilité à vos invités (pour la protection des données), ils ne sont pas obligés d'envoyer une photo du DNI, passeport, pièce d'identité... sinon, les données nécessaires que je mentionne au point 4 de la cinquième question.Je répète que la procédure est obligatoire, si les invités ne sont pas enregistrés ou sont enregistrés avec un manque d'informations, les amendes sont de 100 euros à 30 000 euros.
Merci encore à tous.
Salutations,
Francesca - Propriétaire de Mar Bay.