Dag iedereen! Deze blog is gewijd aan de vraag die veel mensen hebben over het registreren van gasten. Er zijn veel hosts waarvan het niet duidelijk is of niet eens wist dat elke gast (ouder dan 14 jaar) zich moet registreren bij de autoriteiten. Dit is geen nieuwe wet, het is al vele jaren van kracht, dus ik ga in detail uitleggen, punt voor punt om het gemakkelijker te begrijpen, hoe en wat er moet worden gedaan om gasten te registreren en ik hoop dat dit zal al je twijfels verhelderen, want blijkbaar zijn er veel hosts die niet wisten dat het verplicht was... Hier ga ik.
Wat is het gastregister?
Gastregistratie is een verplichte procedure voor alle etablissementen om elke gast ouder dan 14 jaar te registreren. Afhankelijk van elke autonome gemeenschap kan dit bij de Nationale Politie, Guardia Civil, Mossos, etc. zijn. Voorbeeld: in mijn stad, Jávea, hebben we geen nationale politie, dus ik heb de nodige afspraken gemaakt met de Guardia Civil.
Waar bestaat het gastenregister uit?
Het bestaat uit het invullen van een deel van de reizigers en het opsturen naar de autoriteiten gedurende de 24 uur na elke check-in.
Waar het deel van de reizigers naartoe sturen?
Het deel van de reizigers wordt naar de autoriteiten gestuurd. In mijn geval naar de Guardia Civil. Om deze procedure uit te voeren, moet u eerst geregistreerd zijn bij Hospederías en toegang hebben tot enkele sleutels en een wachtwoord.
Hoe word je ontslagen in Hospederías de la Guardia Civil?
Naar mijn persoonlijke mening ging ik rechtstreeks naar de kazerne.
Ze vragen om de volgende documentatie: kopie van de kennisgeving van de toeristenvergunning van het etablissement, kopie van het identiteitsbewijs van de eigenaar en manager van het bureau (indien van toepassing), eigendomsakte of beheerscontract tussen bureau en eigenaar, contactnummer en e-mail.
Met bovenstaande informatie bellen ze je om te ondertekenen en geven ze je de sleutels en het wachtwoord voor elke accommodatie (als je er meerdere hebt).
Hoe maak je het deel van reizigers op de pagina Hospederías de la Guardia Civil?
Met uw toegangscodes kunt u rechtstreeks naar de website gaan: https://hospederias.guardiacivil.es/ en klik op ENTER.
Voeg de gebruikersnaam en het wachtwoord toe die door de Guardia Civil zijn verstrekt.
Zoek aan de linkerkant naar 'Reizigersrapport genereren'.
Vul het reizigersdeel in. Verplicht in te vullen: datum van binnenkomst, land van nationaliteit, type document, documentnummer, uitgiftedatum, naam, 1e achternaam (en 2e achternaam als je die hebt), geslacht en geboortedatum.
Bestand toevoegen en verzenden. (Er is een optie om u een bevestiging van het verzenden van het bestand naar uw e-mail te sturen).
Als het verplicht is, wat gebeurt er als ik mijn gasten niet registreer?
Als gasten niet zijn geregistreerd bij de autoriteiten of onvolledig zijn, kunnen ze verschillende boetes krijgen. Kleine vergrijpen liggen tussen de 100 euro en 600 euro, en zware vergrijpen tussen 601 euro en 30.000 euro.
Als ik veel accommodatie en/of weinig tijd heb, is er dan een app die me kan helpen de dingen te doen?
Ja, die zijn er, zelfs meerdere. Ik raad het aan omdat het veel comfortabeler is.
De meest aanbevolen zijn Check-in Scan, Chek-in en Partee.
Ik heb Check-in Scan gebruikt en kan het aanbevelen. Ik gebruik nu Partee en tot nu toe gaat het goed.
Wat de apps doen, is dat je de gegevens kunt invullen of zelfs de pasfoto kunt scannen en ze sturen het bestand automatisch naar de autoriteiten. Je bespaart veel tijd en het is veel comfortabeler.
Nu de meest gestelde vraag:
Kan ik een foto van de kopie van het identiteitsbewijs van mijn gast aanvragen?
Dit is een ander argument en er zijn veel antwoorden hierop.
Vanwege gegevensbescherming kan ook geen foto worden opgevraagd als de gast niet akkoord gaat, hij hoeft niet... - hij is niet verplicht om foto's te sturen.
MAAR, aangezien ik werk (ik heb een toeristisch verhuurbedrijf en beheer meerdere woningen), geef ik de mogelijkheid om de foto van de kopie van het identiteitsbewijs mee te sturen. Veel klanten hebben er geen bezwaar tegen om de kopie/foto van de DNI op te sturen, maar er zijn er die dat wel doen, dus sturen ze mij de benodigde gegevens voor registratie schriftelijk.
Moet ik gasten aanmelden bij de overheid of bij het ministerie?
Dat is ook wat we ons allemaal afvragen. Daarnaast zijn er veel hosts die denken dat ze gasten niet hoeven aan te melden bij de autoriteiten omdat de registratie bij het ministerie nog niet in werking is getreden.
Bij Koninklijk Besluit 933/2021 zijn nieuwe registratieverplichtingen voor reizigers vastgesteld waarin het verzoek om bepaalde gastgegevens wordt vastgelegd. Deze verplichting is op 2 januari 2023 in werking getreden, waarmee een periode van aanpassing aan de nieuwe omgeving van 5 maanden tot 2 juni 2023 is ingesteld. Gezien de technische complexiteit van de ontwikkeling en het aantal verwerkingsoperaties dat de uitvoering ervan met zich meebrengt , is een nieuwe aanpassingsperiode toegestaan tot 31 januari 2024.
Maar ondertussen blijven je gasten zich naar behoefte registreren op de hostelpagina (of per app).
Ik denk dat het vrij duidelijk is hoe gasten moeten worden geregistreerd.
Ik zal u punt voor punt een samenvatting geven van hoe de registratie is voltooid. Maar als iemand vragen heeft, ben ik bereid om u te helpen. U kunt een e-mail sturen naar: info@mar-bay.com en ik help u graag verder!
Belangrijk:
Alle reizigersverslagen dienen minimaal 3 jaar geordend te worden bewaard in het reizigersboekje, dat zowel fysiek als digitaal kan worden opgemaakt en dat minimaal 100 en maximaal 500 pagina's moet bevatten.
Overzicht gastregistratie:
1. Het is een verplichte procedure voor alle etablissementen om elke gast ouder dan 14 jaar bij de autoriteiten te registreren.
2. Een reizigersdeel wordt ingevuld (met de door de gasten verstrekte documentatie) en binnen 24 uur na het inchecken naar de autoriteiten gestuurd
3. U kunt gasten registreren in een van de apps (Check-in Scan, Chek-in, Partee enz.) als u deze wilt downloaden (aanbevolen als u meerdere huizen in beheer heeft) of uzelf op de hostelpagina: https://hospederias .guardiacivil.es/
4. Het reizigersgedeelte wordt ingevuld en het bestand wordt verzonden. Denk eraan, het is beter om uw gasten de optie te geven (voor gegevensbescherming), ze zijn niet verplicht om een foto van de DNI, paspoort, ID... te sturen, zo niet, de benodigde gegevens die ik noem in vraag 5. Ik herhaal dat de procedure verplicht is, als gasten niet geregistreerd zijn of zich registreren met gebrek aan informatie, zijn de boetes van 100 euro tot 30.000 euro.
Nogmaals bedankt aan iedereen.
Al het beste,
Francesca - Eigenaar van Mar Bay.